Gelen kutumda bir zamanlar 14 bin okunmamış e-posta vardı. Bunu itiraf etmek biraz utandırıcı ama muhtemelen sizin durumunuz da benzerdir: kargo bildirimleri, fatura mailleri, bir kez üye olduğunuz ve bir daha açmadığınız bültenler... Bir sabah "artık yeter" deyip Gmail'i baştan sona düzenlemeye karar verdim. O günden bu yana kullandığım sistem hâlâ ayakta ve gelen kutumda ortalama 5-10 mail duruyor. Anlatacaklarım teorik bilgi değil, denemekten ve birkaç kez yanlış yapıp geri dönmekten öğrendiğim şeyler. Yeni başlıyorsanız, sırayla uygulayarak ilerlemenizi öneririm.
Kurallar, etiketler, filtreler... Bunların hiçbiri 14 bin maillik bir yığının üstüne kurulmuyor. İlk yaptığım şey acımasız bir temizlikti ve en çok işe yarayan hamle de bu oldu.
Gmail'in arama çubuğunu bir komut satırı gibi düşünün. Yazdığınız birkaç kelime, saatlerce süren manuel ayıklamanın yerine geçiyor. Benim en sık kullandıklarım:
Arama sonucunda çıkan listeyi seçtiğinizde Gmail "bu aramaya uyan tüm konuşmaları seç" diye soruyor. Ben ilk seferde bunu görmedim ve sadece 50 maili silmişim; sonra fark ettim. Silmeye elleriniz titriyorsa arşivleyin — arşivlenen mail kaybolmaz, sadece gelen kutusundan çıkar ve aramayla her zaman geri bulunur. Bu kadar basit ayrımı öğrenmem bile gelen kutumu yarıya indirdi.
Gmail hesap yönetiminde en çok yanlış anlaşılan konu bu bence. Etiketleri klasör sanıyoruz ama değiller. Bir mail aynı anda üç etiket taşıyabilir; klasörde bu mümkün değil. Bunu kavradığımda sistemim çok daha esnek hale geldi.
Benim etiket yapım oldukça sade. Onlarca etiket açmayı denedim, iki hafta sonra hangisine ne koyacağımı karıştırıp hepsini bıraktım. Şu an sadece beş ana etiketim var:
Önemli etiketlere renk vermeyi de tavsiye ederim. Sağdaki üç noktadan "etiket rengi" seçeneğiyle mesela İş'i kırmızı, Abonelikler'i grimsi yaparsanız, listeye bakar bakmaz neyin acil neyin bekleyebilir olduğunu anlarsınız. Göz alışkanlığı okuma hızını gerçekten artırıyor.
Asıl sihir burada. Filtre, "şu koşula uyan mail gelirse şunu yap" demektir ve bir kere kurduğunuzda arka planda sessizce çalışır. Ben her yeni tekrarlayan mail türü gördüğümde bir filtre kuruyorum; artık neredeyse hiç manuel tasnif yapmıyorum.
Filtre kurmanın en kolay yolu: rahatsız eden bir maili açın, sağ üstteki üç noktadan "bunun gibi iletileri filtrele" seçeneğini kullanın. Gmail göndericiyi otomatik doldurur, siz sadece ne yapılacağını seçersiniz.
Kurduğum ve hayatımı kolaylaştıran örnekler:
Filtre kurarken küçük ama kritik bir kutu var: "eşleşen X konuşmaya da uygula". Bunu işaretlerseniz geçmişteki mailler de düzenlenir. Yeni filtre kuranların çoğu bunu atlıyor ve neden hiçbir şeyin değişmediğini merak ediyor.
Tatile çıkmadan önce Ayarlar'daki "Tatil yanıtlayıcı" bölümünü doldurmayı alışkanlık yaptım. Tarih aralığı belirliyorsunuz, mesajınızı yazıyorsunuz, gerisini Gmail hallediyor. Küçük bir detay: "yalnızca kişilerime gönder" seçeneğini işaretlerseniz, tanımadığınız gönderenlere ve bültenlere gereksiz yanıt gitmez.
Bir de "şablonlar" özelliği var; Ayarlar > Gelişmiş sekmesinden etkinleştirmeniz gerekiyor. Ben sürekli aynı şeyleri yazdığımı fark ettikten sonra üç şablon oluşturdum: bir teklif yanıtı, bir randevu onayı, bir de kibar ret mesajı. Yazma penceresindeki üç noktadan şablonu seçip iki kelime değiştiriyorum, iş bitiyor. Günde on dakika kazandırıyor desem az söylemiş olurum.
Bunların yanında iki alışkanlık daha ekledim: gelen kutusunu "Öncelikli gelen kutusu" olarak ayarlamak ve haftada bir 15 dakikayı bakım için ayırmak. O 15 dakikada yeni gelen bültenlerden çıkıyor, gerekiyorsa yeni filtre kuruyorum. Ayrıca hesabımın güven